Analisis System
Halo sahabat caratipsahoi kali ini saya ini menjelaskan apa itu analis sistem serta ruang lingkupnya ya, baca terus artikel ini sehingga teman-teman bisa memahaminya.Memang di bahasa artikel ini disajikan dengan formal karena penulis adopsi dari makalah milik penulis, tetapi sangat cocok sebaai bahan untuk makalah serta sebagai pemahaman untuk teman-teman lainnya. Oke selamat membaca ya.
Yang dimaksud dengan Analisis Sistem adalah penguraian suatu sistem informasi yang sudah utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan tujuan dapat menidentifikasi dan menevaluasi berbagai macam permasalahan maupun hambatan yang terjadi pada sistem sehingga nantinya dapat dilakukan perbaikan atau pengembangan.
Baca Juga
1. Perencanaan Sistem Informasi Manajemen
2. Analisis Sistem
3. Desain Sistem
4. Komponen Sistem Informasi
5. Klasifikasi Sistem Informasi
6. Tingkatan Manajemen & Tugasnya
7. Pengertian Sistem Informasi & Pelaku Sistem Informasi
8. Konteks Pengembangan Sistem Informasi
Sedangkan orang atau kelompok yang melakukan perancangan dan perbaikan pada suatu sistem disebut Sistem Analis. Sistem analis merupakan individu ataupun kelompok dalam melakukan pengembangan sistem, sistem analis mempelajari permasalahan maupun kebutuhan pada suatu sistem dan sistem analis juga merupakan orang yang bertanggung jawab terhadap proses analisa maupun perancangan pada sistem informasi
Tahap analis adalah sesudah perncanaan dan sebelum tahap desain program, tugas utama analis yaitu :
◦ Menentukan ruang lingkup sistem
◦ Mengumpulkan fakta
◦ Menganalisis fakta
◦ Mengkomunikasikan temuan-temuan tsb melalui laporan analisis sistem
Langkah dasar dalam analisa adalah :
• Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
• Analyze, menganalisis sistem
• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
1. MENGIDENTIFIKASI MASALAH
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
Tugas analis system Dalam Mengidentifikasi Masalah adalah :
1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.
2. Mengidentifikasi Titik Keputusan. Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).
2. MEMAHAMI KERJA SISTEM
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
Tugas analis system Dalam Memahami Kerja Sistem:
1. Menentukan Jenis Penelitian
Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem.
2. Merencanakan Jadwal Penelitian
Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :
1. Dimana penelitian akan dilakukan
2. Apa dan siapa yang akan diteliti
3. Siapa yang akan meneliti
4. Kapan penelitian dilakukan
3. Membuat Penugasan Penelitian
Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
4. Membuat Agenda Wawancara
Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.
5. Mengumpulkan Hasil Penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
5. Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen
3. MENGANALISIS HASIL
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.
1. Menganalisis Kelemahan Sistem
Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
1. Apa yang dikerjakan ?
2. Bagaimana mengerjakannya ?
3. Siapa yang mengerjakan
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
1. Mengapa dikerjakan ?
2. Perlukah dikerjakan ?
3. Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut :
1. Relevance,
2. Capacity,
3. Efficiency,
4. Timeliness,
5. Accessibility,
6. Flexibility,
7. Accuracy,
8. Reliability,
9. Security,
10. Economy,
11. Simplicity
Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.
2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen
Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.
4. MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
1. Analisis telah selesai dilakukan
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
5. Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.
MENDEFINISIKAN LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULAN INFORMASI
Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukan lingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasi yang banyak. Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :
• Sistem yang berjalan
• Sumber internal lainnya
• Sumber eksternal Apa yang termasuk ke dalam sistem baru ?
Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistem memerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :
• Informasi apa yang dibutuhkan ?
• Siapa yang membutuhkan ?
• Kapan dibutuhkan ?
• Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?
• Dari mana asalnya informasi ?
• Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?
Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau pun yang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuah instruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop a new purchasing and inventory managemet system”. DFD merupakan alat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.
Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasi penyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis.
Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikan ulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis. Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlu komitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.
Keuntungan dari pemodelan sistem yang berjalan
Menyediakan kesempatan untuk menentukan apakah sistem memuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.
Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab atas kapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapus pertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan sistem yang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanya kegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan-kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistem yang berjalan, memberi jawaban terhadap analis.
Kerugian dari pemodelan sistem yang berjalan
Dalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekali dengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalan kadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalan menjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskan waktu dan uang.
Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apa yang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakan kembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.
Pengumpulan informasi dari orang yang menggunakan sistem .
Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistem yang baru. Pengetahuan teknis user dari user baru hingga yang ahli disebut pengetahuan sintaksis. Untuk bisnis dan pekerjaan merupakan pengetahuan semantik dan merupakan keahliannya. Untuk membangun sistem baru, analis sistem mengumpulkan data semantik dari user.
Data semantik ini yang akan mengarahkan analis sistem selama menganalis dan merancang. Analis sistem dan perancang kemudian akan mendiskusikan data teknis dengan ahli teknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasi sistem (mikro atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasi dengan user yang memiliki pengetahuan semantik di satu sisi, dan di sisi lain dengan teknisi sistem yang mempunyai kemampuan sintaksis
TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI TAMBAHAN
1. Interview (Wawancara)
• Merupakan teknik yang efektif digunakan selama pengembangan sistem.• Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara (analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).
• Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.
• Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.
• Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gap yang ada.
2. Sampling
Sampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari 100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasi beberapa karakteristik dari populasi. Sampling berguna untuk menentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akan dipergunakan hingga selesai.Tahapan dalam Perencanaan Sampling
Sampling statistik mau pun non statistik tahapannya sama, hanya dalam sampling statistik tidak menggunakan formula matematika dan tabel statistik. Tahapannya adalah :
• Menentukan tujuan sampling.
• Mendefinisikan populasi dan unit sampling.
• Menspesifikasikan karakteristik.
• Menentukan ukuran sample.
• Menentukan metode pemilihan sample dan melaksanakannya. Ada tiga metode sampling : random number, sampling sistematis dan sampling blok.
• Mengevaluasi hasil sample dan membuat suatu kesimpulan.
3. Observasi
Observasi memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan, dan mengapa dikerjakan. Analis juga dapat berpartisipasi dalam pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai. Beberapa cara mengobservasi :Persiapan
Sebelum observasi dimulai, analis akan :
• Mengidentifikasi dan menentukan apa yang akan diobservasi
• Mengestimasi waktu untuk observasi
• Menjamin persetujuan manajemen untuk pelaksanaan observasi
• Menjelaskan ke organisasi yang diobservasi, apa yang akan dilakukan dan mengapa
Pelaksanaan Observasi
Observasi akan dikelola secara efektif oleh analis dengan mengikuti aturan berikut ini :
• Analis perlu terbiasa dengan lingkungan sekitar dan komponen dalam area yang diobservasi. Membiasakan dengan pekerjaan yang berjalan pada tempat tersebut.
• Selama observasi, analis secara berkala melakukan pencatatan. Analis perlu mencatat hal-hal yang khusus. Deskripsi yang umum dan samar sebaiknya dihindari.
• Jika analis berinteraksi dengan orang-orang yang diobservasi, analis sebaiknya berulang-ulang membuat komentar kualitatif dan penilaian.
• Analis perlu menunjukkan kebaikan dan keamanan selama observasi.
Analis kemungkinan bisa tidak memiliki banyak waktu dalam mengobservasi. Untuk itu, teknik sampling dapat digunakan secara efektif untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam mengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta / hasil yang pasti.
Ada empat hal yang dapat dihasilkan dari analisis sistem :
1. Proyek dilepas.
Proyek sistem yang dilepas dapat berasal dari masalah utama yang tidak dapat diselesaikan. Alasan lain, adanya perubahan dari prioritas sistem oleh pihak manajemen atau komite pengarah, yang mengakibatkan proyek sistem yang sekarang dilepas.2. Proyek ditunda.
Pada saat ini, pihak manajemen akan menentukan sumber daya untuk proyek sistem lain dengan prioritas yang lebih tinggi. Maka instalasi untuk backbone telekomunikasi akan tertunda, sehingga proyek sistem yang sekarang ditunda. Beberapa pemakai kunci mungkin sedang berlibur atau tidak masuk untuk beberapa minggu, sehingga menyebabkan proyek ditunda sementara waktu dari SDLC.3. Proyek diganti.
Hasil ini berarti bahwa aspek penting dari proposal sistem yang asli mempunyai perubahan yang berarti. Seperti perubahan yang melibatkan perluasan utama dan penyusunan dari lingkup sistem. Atau mungkin pemakai membutuhkan perubahan yang berarti dari perkiraan yang lebih cepat itu, menyebabkan kebutuhan sumber daya yang lebih banyak atau sedikit.4. Proyek dilanjutkan.
Proyek sistem akan diteruskan seperti rencana dalam laporan analisis sitemItu saja deh tentang analisis sistem dan ruang lingkupnya, semoga bermanfaat, untuk menjadi sebuah amal silahkan di share ya.